Team Coördinator Litigation & Regulatory

Secretarial Services

Job Reference

200000AJ

Function

Secretarial Services

Category

Business Professionals

Location

Amsterdam, Netherlands

Schedule

Full-time

The role

DLA Piper Nederland is onderdeel van DLA Piper, een van de grootste juridische dienstverleners wereldwijd. We zijn gevestigd in ruim 90 steden verdeeld over 40 landen in Europa, Azië, Afrika, het Midden-Oosten, Australië en de Verenigde Staten. Onze klanten, maar ook onze medewerkers profiteren van onze internationale slagkracht. Als DLA Piper zijn wij een relatief jong merk in onze branche. We zijn in korte tijd gegroeid en hebben de ambitie om verder te groeien. Onze vestiging in Amsterdam bestaat sinds 1916 en sinds 2005 zijn wij geïntegreerd in DLA Piper en daarmee combineren wij het beste van twee werelden: we zijn diepgeworteld in de Nederlandse markt, maar profiteren ook van de voordelen van onze internationale omvang.


De praktijkgroep Litigation & Regulatory heeft een lange traditie op het gebied van procederen en heeft daarin een vooraanstaande positie verworven, zowel binnen Nederland als internationaal. Binnen het secretaresseteam van de praktijkgroep is er een prettige informele sfeer. Om dit team te versterken, zoeken we een Team Coördinator.  


Als Team Coördinator maak je deel uit van een team van vijf Team Coördinatoren. Iedere Team Coördinator stuurt een team / twee teams van secretaresses binnen een bepaalde praktijkgroep aan en werkt tegelijkertijd actief mee met het secretariaat. In de rol van Team Coördinator heb je een belangrijke schakelpositie tussen de fee earners en het secretariaat. 


In deze functie ben je meewerkend voorman van een enthousiaste secretaresseteam. Je werkt nauw samen met en bent het aanspreekpunt voor de secretaresses, alsook voor de advocaten van de praktijkgroep. In deze rol vind je het daarom leuk om hands-on goed prioriteiten te stellen, gestructureerd te werken en snel te schakelen; dit door zowel zelfstandig als met anderen goed (samen) te werken. Je bent pro actief en assertief wanneer dat nodig is, voelt aan wanneer jouw discretie vereist is of wanneer je juist actie moet ondernemen. Je helpt moeilijke situaties op te lossen door jouw sociale en communicatieve vaardigheden in te zetten en daarnaast uiteraard dienstverlenend en klantgericht te handelen. 


Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

  • Zorgdragen voor optimale dienstverlening aan fee-earners (intern) en cliënten (extern)

  • Het coördineren van lopende zaken op het secretariaat

  • Je signaleert problemen op het secretariaat en denkt actief mee aan oplossingen

  • Verantwoordelijk voor de juiste bezetting van het secretariaat, inclusief het voeren van performance- en sollicitatie gesprekken

  • Het goed en volledig inwerken van nieuwe secretaresses

  • Aanspreekpunt zijn voor de praktijkgroep

  • Je zorgt samen met je collega Team Coördinatoren kantoorbreed voor conformiteit en verbetering van secretariële werkprocessen

  • Het ondersteunen van de Location Head van de praktijkgroep

  • Het meewerken met de secretaresses van de praktijkgroep, denk aan agendabeheer, het uitwerken, controleren, redigeren en archiveren van alle inkomende en uitgaande correspondentie (Nederlands en Engels), het openen, filen en archiveren van dossiers, het opstellen van (concept) brieven onder leiding van de advocaten en het ondersteunen bij declareren

Vaardigheden

  • Een afgeronde secretariële opleiding/een andere opleiding op MBO+/HBO niveau

  • Aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de internationale zakelijke dienstverlening of in een groter concern

  • Kennis van het civiele procesrecht is een pré

  • Kennis van MS Office programma's

  • Een dienstverlenende, flexibele en proactieve houding

  • Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden

  • Goede Engelse taal- en schrijfvaardigheden

  • Een goed gevoel voor verhoudingen

  • Klantgericht naar interne en externe collega's en klanten

Als Team Coördinator heb je een uitdagende baan in een internationale werkomgeving met zicht op een vast dienstverband van 38,75 uur per week (90% is bespreekbaar). Je komt te werken in een prettige en professionele omgeving waar ambitie op prijs wordt gesteld. We bieden een marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden. Daarnaast vinden wij de persoonlijke ontwikkeling van onze mensen belangrijk. Daarbij speel je zelf ook een actieve rol. Kantoor biedt aan elke medewerker de mogelijkheid zich persoonlijk te ontwikkelen door middel van een intern trainingsprogramma. 


Solliciteren


Herken jij jezelf in dit profiel en ben jij op korte termijn beschikbaar? Reageer dan snel via onze website. Nadat je bij ons hebt gesolliciteerd, nemen we contact met je op om eventueel een afspraak te maken. Bij vragen over deze vacature neem contact op met onze Recruiter Ilona Spijkerman via ilona.spijkerman@dlapiper of 020-5419377. 


OUR VALUES


In everything we do connected with our People, our Clients and our Communities, we live by these values:

  • Be Supportive - we care about others, value diversity and act thoughtfully
  • Be Collaborative - we give, we share and we join in
  • Be Bold - we stand tall and challenge ourselves to think big
  • Be Exceptional - we exceed standards and expectations

DIVERSITY AND INCLUSION


At DLA Piper, diversity and inclusion underpins how we live our values and everything we do.  We believe that everyone has a voice, and that everyone’s voice counts. We know that the rich diversity across our firm makes us stronger, more innovative and creative, which helps us to better serve our clients and communities. We are committed to providing an inclusive working environment and culture across our global firm, where everyone can bring their authentic self to work.


Diversity of perspective, thought, background and culture combine to make us the leading global law firm; that’s why we actively seek to build balanced teams. We welcome the unique contribution that you will bring to our firm and actively encourage applications from all talented people – however your talent is packaged, whatever your background or circumstance and regardless of how you identify.


We support anyone with a disability or long term health condition to ensure they have the opportunity to perform at their best. If you have not done so already, please let us know if you require any support so we can make the right adjustments and considerations should they be required.


PRE-ENGAGEMENT SCREENING


In the event that we make an offer to you, and where local legislation permits, we will conduct pre-engagement screening checks that may include but are not limited to your professional and academic qualifications, your eligibility to work in the relevant jurisdiction, any criminal records, your financial stability and references from previous employers.