Billing Assistant

Finance

Job Reference

2830

Function

Finance

Category

Business Professionals

Location

Amsterdam, Netherlands

The role

Ben je op zoek naar een administratief ondersteunende functie, die enorm belangrijk is voor onze organisatie? Ben je assertief, nauwkeurig en kom je altijd jouw afspraken na? Dan zoeken we jou!

Als Billing Assistant bij DLA Piper Nederland verzorg jij de de facturatie/ billing voor jouw praktijkgroep. Je bent daarbij een belangrijk onderdeel van ons kantoor en in jouw snelle en persoonlijke samenwerking met de collega advocaten en notarissen leer je de advocatuur op een persoonlijke manier  kennen. Elke maand zorg jij dat onze urenstaten correct en conform onze richtlijnen opgesteld worden en uitgestuurd worden naar onze klanten. Waar nodig geef je een vriendelijke herinnering en volg je op. Jij ziet het als jouw missie om elke maand te zorgen dat dit perfect verloopt en alles facturen netjes, correct en op tijd bij onze klanten komen.

Als jouw team extra hulp nodig heeft met secretariële opdrachten, dan spring jij graag bij. Zij helpen jou ook als jij hulp nodig hebt. Een hechte en persoonlijke samenwerking vinden wij belangrijk. Je kijkt verder dan alleen jouw eigen werk en bent een echte teamspeler. Daarbij weet je dat het belangrijk is om nauwkeurig, correct en snel te kunnen schakelen. Je gaat proactief te werk, trekt opdrachten naar je toe en levert aan binnen de gestelde deadlines.

Bij DLA Piper sta je er niet alleen voor. Je werk samen met andere Assistants op een “HUB”. Werken op een HUB vraagt een zekere discipline, maar vooral een goede samenwerking, want je maakt deel uit van het hart van de afdeling. Het is een uitdagende functie met veel dynamiek en afwisseling.

Daarnaast ondernemen we als kantoor leuke activiteiten, zoals sportactiviteiten, coaching, (stoel)massages, feestelijke aangelegenheden, maar zorgen we ook voor elke dag vers fruit. Voor een indruk werp gerust een blik op onze DLA Piper Nederland Instagram en LinkedIn.

Wil je  graag onze leuke teams ontmoeten, neem dan contact met ons op middels een sollicitatie.

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Het opstellen en controleren van (pro forma) facturen, zorg dragen voor afstemming met de verantwoordelijke advocaat, voor de (digitale) verzending en de verdere afhandeling van facturen. Onder dat laatste valt ook nauw contact met onze debiteurenafdeling over de betaling van facturen en eventuele aanmaningen;
  • Het openen (en na afronding administratief archiveren) van nieuwe dossiers en het aanmaken van nieuwe cliënten in ons practice management systeem;
  • Het vastleggen en up-to-date houden van cliënt-specifieke afspraken voor het facturatieproces;
  • Het onderhouden van contacten met cliënten over facturatie-afspraken;
  • Veelvuldig overleg met onze billing teams in andere kantoren wereldwijd en ons shared service center in Warschau.

ABOUT YOU 

  • Affiniteit met financiën/ cijfers, bij voorkeur aangevuld met een secretariële of financiële opleiding op mbo+/ hbo niveau of relevante werkervaring;
  • Kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) is een pré;
  • Ervaring met facturatie/ opstellen van facturen (billing) is een pré;
  • Een dienstverlenende, proactieve en positieve houding;
  • Discretie, autonoom, team player, klantgericht, nauwkeuring typeren jou bij voorkeur;
  • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.

ABOUT US

DLA Piper is een internationaal advocatenkantoor met advocaten, notarissen, belastingadviseurs en business professionals, gevestigd in meer dan 40 landen in Europa, Amerika, het Midden-Oosten, Afrika en Azië en Australië. Dit internationale bereik zorgt ervoor dat we bedrijven altijd kunnen ondersteunen in hun juridische behoeften, waar ook ter wereld. Wij streven ernaar om de leading global business law firm te zijn door hoogstaande kwaliteit en service te leveren aan onze cliënten en door praktische en innovatieve juridische oplossingen aan te bieden, die bijdragen aan hun succes. In ons werk staan wij multinationals, Global 1000- en Fortune 500-ondernemingen bij, evenals opkomende (tech-)bedrijven en overheidsinstanties of andere publieke organisaties.
OUR VALUES

In alles wat wij doen met en voor onze mensen en cliënten, staan onze waarden centraal:

  • Be Supportive – we zijn meedenkend en inclusief, waarderen diversiteit en handelen doordacht;
  • Be Collaborative – we zijn proactieve en enthousiaste teamspelers, die investeren in het opbouwen en onderhouden van onze relaties;
  • Be Bold – we hebben lef, zijn nieuwsgierig en dagen onszelf uit om groots te denken en nieuwe, creatieve oplossingen te vinden;
  • Be Exceptional – we zijn strategisch en gedreven, met als doel om verwachtingen en standaarden te overtreffen. 

DIVERSITY AND INCLUSION

Bij DLA Piper liggen diversiteit en inclusie ten grondslag aan de manier waarop we onze waarden naleven. Wij geloven dat iedereen een stem heeft én dat ieders stem telt. We weten dat de diversiteit binnen ons bedrijf ons sterker, innovatiever en creatiever maakt, wat ons helpt onze cliënten beter van dienst te zijn. We hechten daarom grote waarde aan het bieden van een inclusieve werkomgeving en cultuur door onze gehele (internationale) organisatie, waarin iedereen volledig zichzelf kan zijn.

Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in perspectief, achtergrond en cultuur ons de leading global business law firm maakt; daarom bouwen we actief aan evenwichtige teams. Ieders bijdrage is uniek en welkom en we moedigen daarom actief alle talentvolle mensen aan te solliciteren – ongeacht hoe jouw talent is verpakt en ongeacht jouw achtergrond, situatie of hoe jij je identificeert. 

HYBRID WORKING

Wij erkennen dat onze mensen verantwoordelijkheden en interesses buiten hun carrière hebben en dat we, als organisatie, uiteindelijk allemaal baat hebben bij flexibel werken. Graag gaan we daarom met kandidaten in gesprek over de verschillende mogelijkheden waarop hybride werken kan worden ondersteund en vormgegeven.

PRE-ENGAGEMENT SCREENING 

Op het moment dat wij jou een aanbod doen, zullen wij – waar relevant en met inachtneming van lokale wetgeving – pre-engagement screening checks uitvoeren, bijvoorbeeld inzake jouw professionele en academische kwalificaties, jouw geschiktheid om in het relevante rechtsgebied te werken, jouw justitiële verleden en werkgerelateerde referenties.